1. Ý tưởng:
Ma trận Eisenhower về cơ bản là vô cùng đơn giản. Quan trọng nhất bạn phải hiểu rằng Urgent task – việc gấp và Important task – việc quan trọng là hai khái niệm khác biệt.
Mỗi ngày bạn phải đối diện với nhiều việc, và trong nhiều trường hợp có những việc có thể là gấp (phải hoàn thành trong ngày chẳng hạn) nhưng không quan trọng (tác động của nó không lớn). Hay những việc quan trọng (ảnh hưởng đến tương lai công ty của bạn chẳng hạn) nhưng lại không gấp (cần một quá trình nghiên cứu trước khi đưa ra quyết định). Dựa vào sự phân định rạch ròi giữa những việc gấp và quan trọng, chúng ta có thể chia các việc cần làm vào ma trận Eisenhower:
Hai cột Urgent / Not urgent ( Gấp / Không gấp) và hai hàng Importan / Not important (Quan trong / Không quan trọng) giao nhau tạo thành 4 ô khác nhau. Bao gồm:
+ Việc không gấp cũng không quan trọng
+ Việc gấp nhưng không quan trọng
+ Việc không gấp nhưng quan trọng
+ Việc vừa gấp vừa quan trọng
Từ đó, chúng ta có thể xác định hành động cho từng trường hợp:
+ Việc không gấp cũng không quan trọng: Bỏ qua. Vì ít nhất trong khoảng thời gian này sẽ có những nhiệm vụ khác cần đến sự chú ý của bạn.
+ Việc gấp nhưng không quan trọng: Ủy nhiệm cho người khác. Vì tác động của những việc này không lớn nhưng đòi hỏi phải thực hiện nhanh chóng, hãy giao nó cho người khác biến nó thành việc gấp và việc quan trọng để đảm bảo việc được thực hiện nhanh chóng theo đúng yêu cầu.
+ Việc không gấp nhưng quan trọng: Lên kế hoạch và quyết định dealine để hoàn thành. Những việc này có tác động đáng kể đến công ty / sự nghiệp của bạn, do đó hãy chắc chắn rằng bạn dành sự chú ý cho nó bằng cách lên kế hoạch và thực hiện theo từng giai đoạn. Và dành thời gian hiện tại để giải quyết các nhiệm vụ gấp và quan trọng trước tiên.
+ Việc vừa gấp vừa quan trọng: Làm ngay lập tức. Bất cứ việc nào được liệt kê vào nhóm này đều phải làm ngay không được chần chừ.
2. Chiến lược chung:
Bạn cần hiểu rõ ma trận Eisenhower không phải là một giải pháp lý tưởng mà là một công cụ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể để sắp xếp các công việc của mình một cách hiệu quả.
Để áp dụng tối ưu ma trận Eisenhower, mỗi khi có một nhiệm vụ mới, bạn cần xem xét và quyết định nên làm gì cho nó. Sau khi đã quyết định, bạn sẽ lưu trữ các nhiệm vụ tương ứng trong “ListToDo” theo thứ tự ưu tiên của nó. Bằng cách đó bạn sẽ xác định được việc bạn cần làm trong ngày, tránh được tình trạng chạy vắt dò lên cổ và dành hầu hết thời gian để giải quyết các khủng hoảng – việc nào cũng gấp mà không mang lại hiệu quả.
